Zarządzanie kosztami w projektach mieszkaniowych

Planowanie i kontrola kosztów – poradnik dla Inwestorów i Projektantów (cz.1)

WSTĘP

Budownictwo mieszkaniowe jest teoretycznie prostym i przewidywalnym procesem inwestycyjnym, składa się bowiem z powtarzalnych elementów i rodzajów robót, zazwyczaj nie wymagających specjalistycznej wiedzy. A jednak szereg inwestycji realizowanych przez doświadczone zespoły mimo wszystko spotyka się z wieloma trudnościami i popełnia kosztowne błędy, głównie na polu szacowania i czy wyboru odpowiednich rozwiązań, a także nadzoru nad wydatkami w czasie realizacji.

Niniejsze opracowanie posłużyć ma do obrania właściwej koncepcji zarządzania wiedzą o koszcie w przedsiębiorstwie, docelowo przyczyniając się do oszczędności.

PRZYKŁADY BŁĘDÓW, TRUDNOŚCI I NIEODPOWIEDNICH PROCEDUR

Brak spójnego i skutecznego zarządzania kosztami w projektach mieszkaniowych jest przyczyną błędów oraz trudności napotykanych na etapie szacowania kosztów czy kontroli wydatków. Inwestycje bardzo często nie są realizowane w sposób powtarzalny w stosunku do poprzednich projektów, w sposób nie dający się porównać oraz uniemożliwiający właściwą kontrolę kosztów na etapie realizacji i rozliczania. Wielomilionowe inwestycje planowane są w sposób chaotyczny, bez konkretnej strategii ukierunkowanej na uszczelnienie kosztów czy choćby posiadanie konkretnej wiedzy o przyczynach przekroczenia budżetu. W przypadku właściwego postępowania, inwestorzy mogliby mieć możliwość definiowania elementów których wykonanie mogłoby przyczynić się do oszczędności, bez negatywnego wpływu na produkt.

Wybór odpowiedniej koncepcji projektowej i konkretnych rozwiązań technicznych ma istotny wpływ na zrealizowanie celów biznesowych projektu, na wybór optymalnej koncepcji która przyniesie największe korzyści.  Porównanie różnych koncepcji projektowych pod kątem kosztu jest często niemożliwe ze względu na ograniczenia zasobów własnych (brak wiedzy i doświadczenia, brak czasu). Inwestorzy starają się obowiązek ten przerzucić na zewnętrzne biura kosztorysowe, które realizują obliczenia zgodnie z ich podejściem a nie wytycznymi Inwestora. To powoduje, iż tego typu kalkulacje nie są później zrozumiałe dla nich samych i wymagałyby szczegółowego sprawdzenia.

Aby temu zaradzić należałoby wdrożyć system który ułatwia kalkulowanie koncepcji i sprowadza kalkulację do kilku najważniejszych parametrów.

Brak skutecznej kontroli założeń budżetowych w trakcie procesu projektowania jest częstym powodem niezrealizowania inwestycji w założonym budżecie oraz czasie. Konieczność wprowadzania zmian projektowych w wyniku przekroczenia budżetu niesie za sobą dalszy wzrost kosztów (koszty projektowania, koszty wydłużenia terminu zrealizowania inwestycji w szerokim tego słowa znaczeniu). Tego typu sytuacje są wynikiem braku narzędzi do właściwej kontroli kosztów na etapie projektowania oraz braku wiedzy o koszcie po stronie osób decyzyjnych (Inwestor) oraz projektantów.

W czasie prac projektowych oraz oceny efektywności projektu, Inwestorzy bardzo często realizują kontrolę w sposób pozorny, a koszt budowy oceniany jest bardzo ogólnie, bez zwrócenia uwagi na kluczowe aspekty. Przykładem jest m.in. globalny współczynnik stali dla całego obiektu, który w żaden sposób nie odpowiada nam na pytanie czy jest on wynikiem przezbrojenia obiektu czy może przyjętych rozwiązań konstrukcyjnych i wymogów architektonicznych.

Podobna sytuacja występuje kiedy projektantowi narzucany jest maksymalny koszt wybudowania obiektu. Tego typu analiza powinna odbywać się po stronie Inwestora i być elementem kontrolnym! Grupa projektantów nie posiada bowiem ani narzędzi ani doświadczenia przy projektowaniu nastawionym na koszt a całą odpowiedzialność może przerzucić na czynniki zewnętrzne.

Kosztorysowanie obiektu wielorodzinnego oraz budowanie planu budżetowego inwestycji może być zrealizowane na kilka różnych sposobów. Praktycznie nie spotykana jest sytuacja w której różne zespoły kosztorysowe zrealizowałyby obliczenia dla tego samego obiektu w sposób do siebie podobny. Koszty oraz obmiary robót można bowiem zrealizować w podziale m.in. na kondygnacje lub klatki a kolejność robót jest praktycznie zawsze układana odmiennie. Bardzo często zdarza się że wewnątrz tej samej firmy, kosztorysy nie są zrealizowane dla inwestycji w sposób nawiązujący do poprzednich. Wynika to zarówno z tego że obliczenia realizowane są przez inne zespoły ale także ze względu na odmienną architekturę i układ inwestycji.

A przecież większość elementów budynku da się i powinno się ze sobą porównać w kontekście kosztów wykonania. Gdyby każda inwestycja planowana i przygotowywana była w jednolity i powtarzalny sposób, prawdopodobieństwa skuteczniejszej realizacji i wyeliminowania błędów byłoby znacznie większe. Ułatwiona byłaby w ten sposób praca własnych zespołów a także oferentów uczestniczących procesie przetargowych.

Istotnym problemem i czynnikiem wpływającym na oszczędności w firmach jest prawidłowa realizacja obmiarów robót. To właściwe obmiary a nie wysokość kosztu jednostkowego mają największy wpływ na koszt inwestycji i oszczędności firmy.

To samo dotyczy rozliczenia powykonawczego robót – jest to proces realizowany bardzo często w taki sposób, że nie da się w prosty sposób ich zweryfikować. Ponadto każda niedokładność niesie za sobą straty, których można byłoby uniknąć.

Powyższe akapity dotyczyły okresu projektowania i planowania inwestycji. Ale również faza realizacji i kontroli kosztu wykonania jest często elementem pomijanym, elementem który mógłby przyczynić się do dużych oszczędności w firmach.